1. Zweck und Inhalt des Lohnausweises
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, einmal jährlich einen Lohnausweis zur Deklaration sämtlicher Leistungen und geldwerten Vorteile auszustellen, die dem Arbeitnehmenden im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zugeflossen sind.
Das Formular kann sowohl als Lohnausweis wie auch als Rentenbescheinigung verwendet werden. Die verschiedenen Lohnbestandteile werden bis zum Bruttolohn addiert. Anschliessend führen sämtliche aufgelisteten Abzüge zum Nettolohn, der in die Steuererklärung zu übertragen ist. Unterhalb des Nettolohns sind diejenigen Gehaltsleistungen aufzuführen, die entweder keinen Bestandteil des Bruttolohns bilden (z. B. die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstandenen Spesen) oder die nicht bezifferbar sind.
Durch Ankreuzen ist zu deklarieren, ob der Arbeitnehmer von einer unentgeltlichen Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort profitiert oder die Möglichkeit der Kantinenverpflegung besteht bzw. Lunch-Checks abgegeben werden.
Der Bruttolohn setzt sich zusammen aus (Nummerierung gemäss Beispielformular):
1. Lohn/Rente
- Ordentliches Salär sowie die Taggelder aus Versicherungen (z. B. Krankentaggeld, Unfalltaggeld)
- Sämtliche Zulagen
- Provisionen
- Vergütungen für den Arbeitsweg (s. Box)
- Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort
2. Gehaltsnebenleistungen
2.1 Verpflegung und Unterkunft (z. B. gratis Verpflegung und Zimmer)
2.2 Privatanteil Geschäftswagen (s. Box)
2.3 Andere Gehaltsnebenleistungen
3. Unregelmässige Leistungen
- Bonuszahlungen
- Antritts- und Austrittsentschädigungen
- Treueprämien
- Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke
- Pauschale Umzugsentschädigungen
4. Kapitalleistungen
- Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter
- Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter
- Lohnnachzahlungen
5. Beteiligungsrechte
- Aktien/Optionen
6. Verwaltungsratsentschädigungen
- Verwaltungsratsentschädigungen
- Sitzungsgelder
- Tantiemen
7. Andere Leistungen
- Trinkgelder (wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen)
- Taggelder von Versicherungen (sofern sie nicht unter Ziffer 1 deklariert sind)
- Leistungen der ALV
- Leistungen der EO
- Vom AG übernommene Beiträge an Einrichtungen der beruflichen Vorsorge
- Alle Beiträge des Arbeitgebers an Versicherungen
- Vom Arbeitgeber für Kinder bezahlte Schulgelder
- usw.
Abzüge
Vom Bruttolohn (Ziffer 8) sind folgende Beiträge abzuziehen:
9. Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV
10. Berufliche Vorsorge
10.1 Ordentliche Beiträge für die berufliche Vorsorge
10.2 Beiträge für den Einkauf in die berufliche Vorsorge
Als Resultat ergibt sich der für die Steuererklärung massgebende Nettolohn (Ziffer 11).
Weitere Angaben umfassen:
12. Quellensteuerabzug
13. Spesenvergütungen
13.2 Pauschalspesen
13.3 Beiträge an die Weiterbildung
14. Weitere Gehaltsnebenleistungen
- Waren oder Dienstleistungen zu einem besonders tiefen Vorzugspreis
15. Bemerkungen (alle Angaben, die nicht unter einem anderen Punkt eingetragen werden)
- Anzahl der Tage mit Erwerbsausfallentschädigungen
- genehmigtes Spesenreglement
- mehrere Lohnausweise
- Teilzeitanstellung
- Mitarbeiterbeteiligungen
- Umzugskosten vom Arbeitnehmer selber bezahlt
2. Nicht zu deklarierende Leistungen
Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. Aus Gründen der Praktikabilität müssen aber insbesondere folgende Leistungen nicht deklariert werden:
- Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB
- REKA-Check-Vergünstigungen bis 600 Franken jährlich (zu deklarieren sind lediglich Vergünstigungen, soweit sie 600 Franken pro Jahr übersteigen). Vergünstigungen betragen in der Regel nicht mehr als 20 % des Checkwerts.
- Gratis REKA-Checks sind im vollen Wert als Einkommen auszuweisen. Eine Ausnahme gilt, wenn REKA-Checks bis zum Betrag von CHF 500 als «übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke» abgegeben werden. Solche Naturalgeschenke sind nicht zu deklarieren.
- Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis 500 Franken pro Ereignis, nicht jedoch Geldgeschenke. Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben.
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.)
- Gutschriften von Flugmeilen
- Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis 1000 Franken im Einzelfall; Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
- Rabatte auf Waren, die zum Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind
- Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis 500 Franken pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie 500 Franken pro Ereignis übersteigen)
- Bezahlung der Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen begleiten
- Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Plätze anbieten
- Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
- Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen
3. Normen für den Lohnausweis
4.1 Formular
Das Formular für den Lohnausweis kann bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung bezogen resp. heruntergeladen werden. Es dürfen nur die offiziellen Formulare verwendet werden.
4.2 Unterschrift
Es sind Ort und Datum zum Zeitpunkt des Ausfüllens des Lohnausweises, die Firma (genaue Anschrift), die für den Lohnausweis zuständige Person sowie deren Telefon-Nummer anzugeben. Die Lohnausweise sind handschriftlich zu unterzeichnen. Bei vollautomatisiert durch die EDV erstellten Lohnausweisen kann auf die Unterschrift verzichtet werden.
4.3 Haftung
Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft werden (Art. 127, 174 und 186 DBG, Art. 43, 55 und 59 StHG sowie Art. 251 StGB) und/oder haftbar (Art. 177 DBG, Art. 56 StHG) gemacht werden.
Privatanteil Geschäftswagen
Unselbstständig Erwerbstätige können bei der direkten Bundessteuer für den Arbeitsweg maximal 3000 Franken pro Jahr steuerlich in Abzug bringen. Bei unselbstständig Erwerbenden mit Geschäftsfahrzeug ist für die private Nutzung (inkl. Pauschale für Arbeitsweg) ab 2022 ein Privatanteil von 0,9 Prozent des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer) pro Monat, entsprechend 10,8 Prozent pro Jahr, zu deklarieren (Ziffer 2.2 des Lohnausweises). Weil der Arbeitsweg in der Berechnung des Privatanteils Geschäftsfahrzeug berücksichtigt wird, entfällt der pauschale Fahrtkostenabzug von 3000 Franken bei der direkten Bundessteuer (Kantone können davon abweichen). Im Gegenzug stehen die Arbeitgeber nicht mehr in der Pflicht, den Anteil der Aussendiensttätigkeit am Gesamtpensum im Lohnausweis zu bescheinigen.
Regelmässige Homeoffice-Tätigkeit ist weiterhin als Aussendiensttag zu bescheinigen, da an diesen Tagen kein Arbeitsweg zurückgelegt wird.
Längere Erwerbsunterbrüche wie Mutterschaft oder Rekrutenschule sind mit genauer Dauer in Ziffer 15 des Lohnausweises anzugeben.
Stand: 2021 / ©edupool.ch