Die QR-Rechnung

1. Überblick des neuen Systems
1.1. Rechnungssteller
Rechnungssteller müssen ihre Hard- und Softwarelösungen auf das Nachfolgeprodukt umstellen. Die Bank und Softwarepartner unterstützen bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten. Für Privatpersonen und Firmen, welche ohne geeignete Software arbeiten, kann der Swiss QR-Code über einen browserbasierten QR-Generator erstellt werden.

Vorteile der QR-Rechnung

• Die Rechnung kann selbst erstellt und auf weisses, perforiertes Papier ausgedruckt werden – es sind keine vorgedruckten Belege (Einzahlungsscheine) mehr nötig.
• Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden – immer in Kombination mit einer QR-IBAN (s. 2.2.).
• Die neue «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
• Steigert die Automatisierung und die Qualität des Debitorenmanagements durch vollständige Daten-sätze (sämtliche zahlungsrelevanten Daten inkl. Angaben zum Zahlungspflichtigen).
• Unkomplizierte Rechnungserstellung, sicheres Inkasso und rasche Debitorenbewirtschaftung.

1.2. Rechnungsempfänger (Privatpersonen oder Unternehmen)
Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, so dass Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können. Zudem kann die QR‑Rechnung auch am Schalter der Postfilialen und am Zahlautomaten verwendet oder per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.

Vorteile der QR-Rechnung

• Abtippen von Konto- und Referenznummer entfällt.
• Zahlung wird mit einem Klick ausgeführt.
• Fehlerquellen werden reduziert.
• Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess, da alle Zahlungsinformationen im Swiss QR-Code integriert sind.
• Verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form.

2. Die QR-Rechnung
So werden die Einzahlungsscheine von der QR-Rechnung abgelöst:

a. QR-Rechnung mit QR-Referenz – analog ESR
Die QR-Referenz (2) entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich der Rechnungen mit den Zahlungseingängen. Bestehende ESR-Referenznummern können somit weiterhin verwendet werden. Die QR-Referenz darf jedoch nur mit der so genannten QR-IBAN (1) genutzt werden, die von der Hausbank mitgeteilt wird. Diese Ausprägung kommt in der Schweiz und in Liechtenstein zum Einsatz.

b. QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz – analog roter ES
Nutzung mit der herkömmlichen IBAN (3). Es sind keine handschriftlichen Ergänzungen des Zahlungszwecks mehr möglich. Folglich muss dieser – wenn erwünscht – immer angedruckt werden. Angaben zum Betrag und zum Rechnungsempfänger können nachträglich handschriftlich ergänzt werden. Wenn nur Zahlungsempfänger und IBAN angedruckt werden, kann immer der gleiche Swiss QR‑Code verwendet werden (Kleinstbetriebe/Private).

c. QR-Rechnung mit IBAN + SCOR
Die dritte Option unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR) (5), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann. Sie wird zusammen mit der herkömmlichen IBAN (4) genutzt.

2.1. QR-Referenz
Die QR-Referenz (Ref Type QR-R) entspricht der heutigen ESR-Referenz (26 numerische Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer) und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR- zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der so genannten QR-IBAN genutzt werden.

Fiktives Muster einer ESR-Referenz, die als QR-Referenz weiterverwendet werden kann:

2.2. QR-IBAN
Die QR-IBAN ist identisch formatiert wie die bereits bekannte IBAN. Die QR‑IBAN wird den Kunden ausschliesslich von ihrer Hausbank mitgeteilt. Die QR‑IBAN kann anhand der speziellen Identifikation des Instituts (QR-IID) erkannt werden, da sie den exklusiven Wertebereich zwischen 30000 – 31999 besetzt. Finanzinstitute, die am Schweizer Zahlungsverkehr teilnehmen und Kundenzahlungen verarbeiten, haben ihre QR-IIDs zugewiesen erhalten. Sie sind auf der Website PaymentStandards.ch in einem so genannten Test-Bankenstamm publiziert.

2.3. SCOR (Structured Creditor Reference)
Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Der Unterschied zur QR-Referenz besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen Logik folgt, die im ISO-11649-Standard definiert ist. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf den Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein) beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der SCOR-Referenz ist die gleichzeitige Verwendung der QR-IBAN.

2.5. Aufbau der QR-Rechnung
Die QR-Rechnung besteht aus der Rechnung sowie einem Empfangsschein (1) und einem Zahlteil (2).

• Der Swiss QR Code (3) beinhaltet alle relevanten Informationen, die für Rechnungsstellung, Zahlung und Verbuchung nötig sind.
• Dank der Perforation (4) können der Zahlteil und der Empfangsschein bequem von der Rechnung abgetrennt und als Einzahlungsschein benutzt werden.

3. QR-Rechnung zahlen
Drei Möglichkeiten, die QR-Rechnung einfach zu zahlen:

a. Via Mobile Banking

• Mobile Banking-App auf dem Smartphone öffnen.
  Swiss QR Code mit der QR-Reader-Funktion einscannen.
  Mit einem Fingertipp die Zahlung auslösen.

b. Via E-Banking

• E-Banking öffnen.
  Swiss QR Code mit dem QR-Reader oder über die PC-Kamera einscannen.
  Mit einem Klick die Zahlung auslösen.

c. Per Post

• Der Zahlteil der QR-Rechnung funktioniert wie ein bisheriger Einzahlungsschein.
• Der Zahlteil kann zur Bezahlung am Postschalter benutzt oder per Zahlungsauftrag an die Bank gesandt werden.

Stand: Mai 2021 / ©edupool.ch/mab

Quellen und nützliche Links:
www.postfinance.ch
www.einfach-zahlen.ch
www.paymentstandards.ch